Adjoint(e) de direction

*** Nouvelle offre d’emploi du 26 juin 2024 ***

Le président et fondateur d’Emergex se cherche un bras droit pour prendre en charge une bonne partie de l’administration de l’entreprise. En tant que pivot entre le président, notre équipe et nos clients, vous serez au cœur de l’action!

Poste permanent entre 32 et 38,5 heures par semaine réparties sur 4 ou 5 jours. Mode hybride : au bureau minimum 2 jours par semaine et en télétravail. Avec présence au travail au moins durant la plage de 9 h et 16 h, excepté le temps du dîner.

Qui nous sommes

Fondée en 1994, Emergex RS&DE Subventions est une firme de 20+ employés et consultants en financement d’entreprises technologiques par la réclamation de crédits d’impôt de recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE) et affaires électroniques (CDAE), le programme d’aide à la recherche industrielle (PARI) et les plus récentes subventions gouvernementales.

Nos valeurs d’entreprise : excellence du service client, axé résultats, expertise, qualité, fiabilité et efficacité. À travers un sondage confidentiel auprès de ses employés, Emergex a mérité une certification officielle qui reconnaît l’excellence en gestion des ressources humaines et la qualité de l’environnement de travail.

Nous offrons

• Cette annonce est rédigée au féminin pour alléger le texte. Tous les candidats sont bienvenus.
• Horaire flexible, vacances flexibles et mode hybride bureau / télétravail qui respectent la conciliation travail / vie personnelle
• Chez Emergex, chaque heure travaillée est une heure payée
• Assurances collectives payées 50% par Emergex incluant l’invalidité longue-durée
• Accès à des voitures partagées de Communauto pour usage personnel à des tarifs de groupe privilégiés
• Rémunération totale entre 27 $ et 32 $ / h, selon l’éducation et l’expérience

Vos défis et fonctions

• Responsable du soutien administratif pour toute l’équipe et le président (gestion de boîtes de courriels, maintenir nos bases de données, préparer des documents souvent à partir de modèles, compiler des rapports, rédiger des comptes-rendus, organiser des réunions et activités sociales, etc.)
• Coordonner les suivis avec les employés, clients, fournisseurs et gouvernements (facturation, recevables et payables, faire les paiements, achats, recouvrement, négocier des ententes de paiement, etc.)
• Gérer la paie, les assurances et les feuilles de temps ainsi que répondre aux questions des employés
• Coordonner le processus de recrutement: affichage, analyse des CVs, entrevues par vidéoconférence, accueil, intégration, etc.
• Superviser la technicienne comptable externe, réviser les entrées comptables et entrer celles qui manquent
• Assurer la logistique et l’organisation efficace et esthétique du bureau

Votre profil

• Au moins 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif avec une évolution des responsabilités
• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent ou expérience équivalente
• Orientée résultats et résolution de problèmes
• Imputable, très organisée, souci du détail et de la qualité
• Loyale, polyvalente, proactive, efficiente et efficace
• Bonnes habiletés de communication verbale et écrite en français et anglais
• Maîtrise des outils informatiques ChatGPT et AI, Outlook, Excel, Word, Windows et Internet
• Votre profil ne répond pas à tous ces critères? Pas de problème! Nous vous offrons formation, intégration et coaching pour vous développer et évoluer professionnellement

Atouts

• Expérience en RH et en comptabilité au Québec, de préférence avec le logiciel QuickBooks
• Expérience de travail en PME, de préférence une firme de services professionnels

Envoyez votre CV de préférence en format Word à RH@emergex.com en précisant le code de référence dans l’annonce originale, sinon le nom du site où vous l’avez vue en premier.